Cómo utilizar los datos de tu agenda para incrementar las utilidades de tu consultorio

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¿Alguna vez has pensado en toda la información que tu agenda es capaz de guardar? No solo tiene los nombres de tus pacientes y su información de contacto. También puede ‘capturar’ datos de asistencia, cancelaciones y reagendamientos que son valiosos para mejorar tu ejecución.

Piensa en tu horario del mes pasado. ¿Cuántas citas efectivas tuviste y cuántas se convirtieron en horas perdidas? ¿Estás capturando y monitoreando estos datos?

Recopila datos

Antes de empezar, es necesario que tengas identificado en tu agenda el estatus de cada cita, si se llevó a cabo, o si te la cancelaron, si tú la cancelaste o si el paciente quiso reagendar.  Este registro lo puedes llevar tan simple como con papel y lápiz, en un Excel o en una agenda electrónica como Google Calendar o la que te proporciona tu expediente electrónico.

Teniendo los datos, el primer paso es realizar un diagnóstico para identificar dónde te encuentras actualmente. Una vez que tengas tus resultados, podrás tomar una mejor decisión para cumplir tu objetivo.

Lo primero que debes hacer es obtener el porcentaje de asistencias de tus pacientes. Solo debes sumar el total de citas efectivas, dividirlas entre todas las consultas agendadas y multiplicar ese número por 100.

Imagina que al mes agendas 100 consultas, pero solo 75 se llevan a cabo. El cálculo quedaría así:

Porcentaje de asistencia

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Es decir que tu índice de asistencia es del 75%. Por supuesto que el mejor escenario posible sería uno donde tu porcentaje sea del 100%. En la práctica, cualquier número arriba del 90% es excelente. Mientras no llegues a ese número, significa que todavía tienes áreas de oportunidad.

También puedes analizar el porcentaje de agendamiento. Este es la cantidad de horas efectivas de consulta entre todas tus horas hábiles. Este indicador sí contempla aquellas horas que estaban disponibles para citas pero que nadie agendó.

Si durante el mes tienes 120 horas disponibles para consulta (30 horas a la semana), pero únicamente se agendan 100 horas, de consulta el cálculo queda así:

Porcentaje de agendamiento

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De todo tu tiempo disponible para consultas, solo se ‘aprovecha’ un 83%.

Por otro lado, existe el porcentaje de consultas efectivas. Este es el número de citas que se realizan dividido entre las horas que tienes disponibles para consulta. Supongamos que al mes tienes 120 horas disponibles para consulta, de las cuales se agendan 100 y solo 75 se llevan a cabo.

Porcentaje de consultas efectivas

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En este ejemplo, este doctor solo está sacándole provecho al 62.5% de su tiempo de consultas. Básicamente un poco menos de la mitad de su tiempo para consultas se desaprovecha.

Dependiendo de los resultados que obtengas, puedes ejecutar acciones.  Si tienes un porcentaje de consultas efectivas alto o creciente, puede ser hora de expandir tu consultorio, contratando a personal y/o mudarte a un consultorio con más espacio.  Si tu cifra es baja, y está estancada, puede ser hora de reducir el costos y/o capacidad instalada. 

¿Cómo fueron tus resultados? ¿Te gustaría mejorar los números de tu consultorio? Aquí te decimos cómo lograrlo ¡sigue leyendo!

1. Obtener información de tus citas

Para mejorar el desempeño de tu consultorio, necesitas una herramienta que te ayude a recopilar información sobre tus citas. Holly puede apoyarte con eso, ya que además de encargarse del manejo de tu agenda, también te brinda información y reportes sobre el estatus de tus consultas.

Holly te ayudará a saber cuántas inasistencias, cancelaciones y citas exitosas tuviste durante un período de tiempo. Si encuentras un número alarmante de pacientes que no se presentan a consulta, puedes seguir cualquiera de estos consejos para resolver el problema. 

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¿No sabes por qué tus pacientes ya no vuelven? Tal vez aquí encuentres la respuesta.

2. Ofrece reagendamientos y mantén tu agenda llena

Si tus pacientes no pueden presentarse a su consulta, permíteles reagendar su cita fácilmente. Holly no solo envía recordatorios y confirma asistencias, también reagenda a aquellos pacientes que no pueden acudir en la fecha original. En caso de que algún paciente confirme y no se presente, Holly los contacta de nuevo para ofrecerles otro espacio en tu calendario.

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Holly te ayudará a incrementar la productividad de tu consultorio. Ella se encargará de mantener tu agenda llena y a que tu personal se concentre en otras actividades como el servicio al cliente.

Conoce los demás beneficios de Holly aquí.

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